Auf Anfragen schnell & gut reagieren: Tipps für eine gute Antwort-Mail

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Wenn eine Anfrage über Bildungsurlauber.de im Postfach landet, antwortet jeder Anbieter unterschiedlich – denn jedes Seminar ist anders und auch interne Prozesse bis hin zu Gepflogenheiten wie Duzen oder Siezen unterscheiden sich. Auch geben schon viele Kursbeschreibungen viele Informationen vorab, welche deshalb nicht unbedingt noch mal in der Antwort-Mail aufgegriffen werden müssen (Tipps für den idealen Kurstext gibt es hier).

Dennoch zeigt unsere Erfahrung, dass es wichtige Bestandteile gibt, die eine gute Antwort-Mail enthalten sollte, um Teilnehmer:innen von Anfang an für sich zu begeistern.

Wir empfehlen, sich einmal die Zeit zu nehmen, eine persönliche Antwort-Mail vorzuformulieren, um so schnell und unkompliziert auf Anfragen antworten zu können.

Was dabei immer mitgeschickt werden sollte: 

1. Anerkennungsbescheid der Veranstaltung (oder des Veranstalters) – bzw. Infos zur Beantragung der Anerkennung
2. Programm der Bildungsveranstaltung
3. Zahlungsinformationen

1. Einstieg

Hallo XXX,

wir freuen uns, dass du dich für unseren Bildungsurlaub interessiert.

2. Spezielle Informationen zum angefragten Kurs 

Zum Beispiel:

• • wie viele Plätze sind aktuell noch frei
  • findet das Seminar statt
  • existiert eine Warteliste
  • falls voll: Alternativtermine nennen
  • …

3. Anerkennung für das Bundesland 

Anbei findest du die offizielle Anerkennung des Seminars (oder des Anbieters in Baden-Württemberg und NRW) als Bildungsurlaub in XXX. Diese benötigst du zur Beantragung des Bildungsurlaubs bei deinem Arbeitgeber.

Dein Antrag auf Bildungsurlaub sollte spätestens XXX Wochen vor Beginn der Veranstaltung eingereicht sein.

4. Anmeldung zum Seminar

Zum Beispiel: Sobald du die Bewilligung deines Arbeitgebers hast, melde dich bitte über das Anmeldeformular auf unserer Webseite an.

Oder: Die Buchung ist verbindlich, sobald du die Kursgebühren überwiesen hast (Zahlungsinformationen mitsenden).

Für den Fall, dass du einen Platz reservieren möchtest, während dein Antrag deinem Arbeitgeber vorliegt, sprich uns einfach an.

5. Informationen zum Programm 

Das offizielle Programm der Bildungsveranstaltung wird von den meisten Anbieter zumeist:

• • entweder per Anlage an die Mail angehängt
  • oder dafür via Link auf die eigene Webseite verwiesen

Viele Anbieter nutzen den Erstkontakt zudem, um weitere, die Kursbeschreibung ergänzende Informationen, Lernziele oder Einblicke zum Programminhalt zu geben. Zum Beispiel:

• • Informationen: Unterkunft, Anreise, Corona-Bestimmungen, ..
  • Lernziele: Resilienz, Achtsamkeit, Sprachkenntnisse, …
  • Einblicke: Teilnehmer:innen-Erfahrungen, Verweis auf eigene Webseite, Social-Media, Fotos, …

6. Schluss

Wir freuen uns auf deine Antwort und wenn wir dich bald begrüßen dürften. Bei Fragen melde dich jederzeit gerne.

Bis bald

XXX

7. Kontaktdaten

8. Anhänge

When an inquiry lands in your mailbox via Bildungsurlauber.de, every provider responds differently – because every seminar is different and internal processes, including customs such as form of address, also differ. Also, many course descriptions already provide a lot of information in advance, which therefore does not necessarily have to be taken up again in the reply e-mail (tips for the ideal course text can be found here).

Nevertheless, our experience shows that there are important elements that a good reply mail should contain in order to inspire participants right from the start.

We recommend that you take the time once to pre-formulate your personal reply e-mail, so that you can respond to inquiries quickly and easily.

The following should always be included:

• Recognition notice of the event (or of the organizer) – or information on how to apply for recognition
• Program of the educational event
• Payment information

1. Entry

Hello XXX,

we are pleased that you are interested in our educational leave.

2. Specific information about the course you are requesting

For example:

• • how many places are currently still available?
  • will take place?
  • is there a waiting list?
  • if full: name alternative dates
  • …

3. Cerfificate for the Bundesland of the employee

Enclosed you will find the official certificate of the Bildungsurlaub course (or the provider in Baden-Württemberg and NRW) as educational leave in XXX. You need this to apply for educational leave with your employer.

Your application for Bildungsurlaub should be submitted at least XXX weeks before the start of the event.

4. Seminar registration

For example: As soon as you have the approval of your employer, please register via the registration form on our website.

Or: The booking is binding as soon as you have transferred the course fees (send payment information with the email).

In case you want to reserve a place while your application is with your employer, just contact us.

5. Information about the program

The official program of the educational event is mostly:

• • either attached to the mail
  • or send via a link to your website.

Many providers also use the initial contact to provide additional information, learning objectives or insights into the program content that complement the course description. For example:

• • Information: Lodging, travel tips, corona regulations, …
  • Learning Objectives of the course: Resilience, mindfulness, language skills, …
  • Other insights: former participant experiences, reference to own website, social media, photos, …

6. Conclusion

We look forward to your response and if we could welcome you soon. If you have any questions, please feel free to contact us.

Hote to see you soon

XXX

7. Contact details

8. Attachments