KI-Automatisierung im Büro – ohne Programmierkenntnisse Bildungsurlaub

KI-Automatisierung im Büro – ohne Programmierkenntnisse

Wiederkehrende Büroprozesse mit Microsoft 365, Power Automate und KI sicher analysieren, erstellen und verbessern

Dauer: 5 Tage, jeweils 08:00–15:30 Uhr
Format: Bildungsurlaub / berufliche Weiterbildung als synchroner Live-Online-Unterricht
Schwerpunkt: Büroautomatisierung ohne Programmierung, Power Automate, KI-gestützte Dokumentenverarbeitung sowie Datenschutz und verantwortliche Prozessgestaltung
Kursgebühr: 749 € pro Person
Teilnehmerzahl: mindestens 4, maximal 12 Personen
Veranstalter: mycareernow

Wichtiger Hinweis:

Für Schleswig-Holstein bieten wir unsere Veranstaltungen nicht als anerkannten Bildungsurlaub an. Grund dafür sind der aus unserer Sicht unverhältnismäßig hohe Verwaltungsaufwand im Anerkennungsverfahren sowie die bislang fehlende Möglichkeit einer konstruktiven Zusammenarbeit mit der zuständigen Behörde.

Interessierte aus Schleswig-Holstein können selbstverständlich auf freiwilliger Basis teilnehmen, etwa im Rahmen ihres regulären Urlaubs oder einer individuell mit dem Arbeitgeber vereinbarten Freistellung.

Zielgruppe

Beschäftigte unterschiedlicher Branchen, Fach- und Führungskräfte, Selbstständige sowie Personen, die wiederkehrende Büroaufgaben vereinfachen und digitale Arbeitsabläufe eigenständig gestalten möchten.

Der Kurs richtet sich insbesondere an Personen, die regelmäßig E-Mails bearbeiten, Daten erfassen, Dokumente ablegen, Aufgaben koordinieren oder Freigaben organisieren und dafür Microsoft 365 nutzen.

Vorkenntnisse: Grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Microsoft 365 sind hilfreich. Programmierkenntnisse und Erfahrungen mit Power Automate sind nicht erforderlich.

Kursbeschreibung

E-Mail-Anhänge automatisch ablegen, Formulareingaben weiterverarbeiten, zuständige Personen benachrichtigen oder Freigaben einholen: Viele wiederkehrende Büroaufgaben lassen sich durch klar definierte digitale Abläufe unterstützen. KI kann diese Prozesse ergänzen, beispielsweise indem sie Texte zusammenfasst, Dokumente einordnet oder Informationen aus Formularen und Rechnungen extrahiert.

In diesem Bildungsurlaub lernen die Teilnehmenden, geeignete Büroprozesse zu erkennen und mit Microsoft 365 und Power Automate ohne Programmierung umzusetzen. Sie beschreiben bestehende Abläufe, bewerten Automatisierungspotenziale und erstellen eigene Workflows mit Auslösern, Aktionen, Bedingungen und Verzweigungen.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf zuverlässigen und kontrollierbaren Prozessen. Die Teilnehmenden prüfen Ergebnisse, behandeln Fehler und Ausnahmen und legen fest, an welchen Stellen menschliche Entscheidungen und Freigaben erforderlich sind.

Darüber hinaus beschäftigen sie sich mit Datenschutz, Informationssicherheit und den Auswirkungen automatisierter Arbeitsabläufe auf Beschäftigte, Qualifizierung und betriebliche Zusammenarbeit. Zum Abschluss entwickeln sie ein eigenes Automatisierungsprojekt für eine wiederkehrende Büroaufgabe.

Lernziele

Nach Abschluss des Kurses können die Teilnehmenden:

• manuelle, regelbasierte und KI-gestützte Büroabläufe unterscheiden,
• wiederkehrende Prozesse mit ihren Auslösern, Eingaben, Arbeitsschritten und Ergebnissen beschreiben,
• geeignete Automatisierungsvorhaben nach Nutzen, Datenqualität und möglichen Fehlerfolgen auswählen,
• einfache Cloud-Flows mit Power Automate ohne Programmierung erstellen,
• Microsoft-365-Anwendungen über Auslöser, Aktionen und dynamische Inhalte verbinden,
• Bedingungen, Verzweigungen, Benachrichtigungen und Freigaben in Workflows integrieren,
• KI-Bausteine zur Text- und Dokumentenverarbeitung sinnvoll einordnen und deren Ergebnisse prüfen,
• typische Fehler und Ausnahmen erkennen und behandeln,
• Datenschutz, Berechtigungen und menschliche Kontrolle bei der Prozessgestaltung berücksichtigen,
• einen eigenen No-Code-Workflow testen, dokumentieren und dessen weiteren Betrieb planen.

Kursinhalte – 5 Tage

Methodik

Der Kurs verbindet verständliche fachliche Inputs mit Live-Demonstrationen, angeleiteten Übungen und konkreten Beispielen aus dem Büroalltag.

Zum Einsatz kommen Prozessanalysen, Partner- und Gruppenarbeiten, Flow-Werkstätten, Fallstudien, Testläufe und Fehleranalysen. Die Teilnehmenden bauen Arbeitsabläufe schrittweise auf, vergleichen Ergebnisse und überprüfen ihre Lösungen anhand nachvollziehbarer Qualitätskriterien.

Der begleitende mycareernow Online Campus unterstützt das Lernen mit Prozessvorlagen, Übungsdaten, Flow-Beispielen, Datenschutz- und Qualitätschecklisten, Fehlersuchhilfen sowie Materialien zur Projektplanung und zum Praxistransfer.

Der Unterricht findet live statt und ermöglicht den direkten Austausch mit der Lehrkraft und der Gruppe.

Abschluss / Praxistransfer

Zum Abschluss entwickeln und präsentieren die Teilnehmenden einen eigenen KI-gestützten No-Code-Workflow für eine konkrete wiederkehrende Büroaufgabe.

Sie dokumentieren das Prozessziel, die verwendeten Auslöser und Aktionen, die eingesetzten KI-Schritte sowie Qualitätsprüfungen, Datenschutzanforderungen und die Behandlung von Fehlern und Ausnahmen.

Im Praxistest bewerten sie, ob der Ablauf zuverlässig funktioniert, welchen Nutzen er bietet und welche menschlichen Kontrollen erforderlich bleiben. Ein persönlicher Transferplan hält fest, wie das Projekt im eigenen Arbeitsumfeld weitergeführt werden kann.

Ergebnis: Die Teilnehmenden können geeignete Büroprozesse erkennen, Automatisierungen ohne Programmierung aufbauen und KI-gestützte Arbeitsabläufe nachvollziehbar prüfen, dokumentieren und verbessern.

Teilnahme-, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen

Mindestteilnehmerzahl und Durchführung
Der Kurs findet ab 4 Personen statt. Wird diese Zahl nicht erreicht, können wir die Veranstaltung absagen oder einen Ersatztermin anbieten.

Zahlung
Die Kursgebühr ist spätestens 14 Tage vor Beginn vollständig zu bezahlen. Bei kurzfristiger Anmeldung gilt die Zahlungsfrist der Rechnung.

Stornierung

• Bis 14 Tage vor Beginn: kostenfrei.
• 13 bis 7 Tage vorher: 50 % der Kursgebühr.
• Weniger als 7 Tage vorher oder bei Nichterscheinen: volle Kursgebühr.

Für die Frist zählt der Eingang der Stornierung in Textform.

Ersatzperson
Bis Kursbeginn kann kostenfrei eine geeignete Ersatzperson benannt werden.

Absage durch den Veranstalter
Bei einer Absage wegen zu geringer Teilnehmerzahl oder aus einem anderen wichtigen Grund informieren wir die Teilnehmenden schnellstmöglich. Gezahlte Gebühren werden vollständig erstattet. Auf Wunsch ist alternativ eine Umbuchung auf einen verfügbaren Ersatztermin möglich.

Anerkennung als Bildungsurlaub

Liegt vor für: Berlin, Brandenburg, Bremen, Rheinland-Pfalz und Saarland.

Wird auf Wunsch beantragt für: Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen.

Förderung

Der Anbieter akzeptiert Bildungsscheck-Gutscheine aus Nordrhein-Westfalen.